Feste sollte man feiern wie sie fallen. Ob Weihnachtsfeier, Firmenjubiläum oder ein Betriebsfest ohne triftigen Grund. Ein Anlass ist schnell gefunden und man tut seinen Mitarbeitern schließlich auch etwas Gutes. Bei der Organisation eines Betriebsfestes, gerade bei steigender Anzahl der Teilnehmer, ist allerdings einiges zu beachten und die Planung erfordert viel Know How, Zeit und vor allem einen organisierten Ablauf. Wenn ich mich erst um eine Location kümmere, dann das Budget festlege und mir dann Gedanken über die Anzahl der Teilnehmer mache, liegt es auf der Hand, dass so ein Fest auch schnell mal ins Wasser fallen kann. Zugegeben eine absurde Reihenfolge, aber es passieren immer wieder die dollsten Sachen. 

Damit Ihnen das in Zukunft nicht passiert, geben wir Ihnen im weiteren Verlauf eine Checkliste an die Hand, mit der Sie chronologisch korrekt vorgehen und darüberhinaus noch sicher sein können nichts vergessen zu haben. 

1. Wann soll die Firmenfeier stattfinden

Als erstes auf der To-Do Liste sollte stehen, ein Datum festzulegen. Denn erst wenn das Veranstaltungsdatum feststeht, kann man weitere organisatorische Schritte einläuten. Doch auch bei der auf den ersten Blick simplen Aufgabe der Terminierung, gibt es einige Tücken und Dinge zu beachten. 

  • Uhrzeit und Dauer der Veranstaltung spielen eine wichtige Rolle. In der Woche kann man sich einer größeren Teilnehmerzahl und Motivation sicher sein, gerade wenn man am nächsten Arbeitstag nicht um 8 Uhr auf der Matte stehen muss. 
  • Sind zu dem Zeitpunkt Ferien, eine spezielle Saison oder Kongresse bzw. Messen die für die Firma wichtig sind? 
  • Ist noch genügend Zeit um zu planen und zu organisieren? Ende nächster Woche könnte eng werden… 

2. Mit wie viel Budget kann man planen

In der Regel errechnet man das Budget einer Veranstaltung pro Kopf der Teilnehmer. Was viele nicht wissen: Bei Mitarbeitern gelten pro Veranstaltung 110€ pro Kopf als Steuerfreibetrag. Diese Erkenntnis bringt uns zum nächsten Punkt. Merkblatt zu Steuerfreibeträgen

3. Festlegung der Teilnehmer 

Schon zu Beginn muss festgelegt werden, wer zum Firmenfest eingeladen werden soll. Ob das gesamte Unternehmen, einzelne Abteilungen, evtl. Kunden oder die Partner der Mitarbeiter. Das hat nicht nur Auswirkungen auf das Budget, sondern auch auf die Planung des Rahmenprogramms bzw. des Caterings. 

4. Motto und Ziel der Firmenfeier 

Ziel einer jeden Firmenfeier sollte es sein, seinen Mitarbeitern die Wertschätzung entgegenzubringen, die sie verdienen. Durch die Idee und Organisation der Feier, ist der erste und sehr löbliche Schritt schonmal getan. Jetzt ist es wichtig, dass die Firmenfeier auch zu einem vollen Erfolg wird und so den gewünschten Effekt der Wertschätzung auch erzielt. Helfen kann ein gewisses Motto. Damit ist nicht unbedingt gemeint ob Sommerfest (selbstverständlich draußen) oder die winterliche Weihnachtsfeier, sondern auch innerhalb dieser Feiern macht sich eine bestimmte Thematik ganz gut. Wer hatte zum Beispiel schonmal einen James Bond Abend oder eine Winterolympiade. Grenzen gibt es hier prinzipiell keine, es eröffnet Möglichkeiten und bleibt garantiert in Erinnerung! 

5. Wo soll die Feier stattfinden

Sind das Datum, die Teilnehmerzahl und das Motto geklärt, kann man sich auf die Suche nach der geeigneten Location machen. Gerade wenn es um eine Weihnachtsfeier geht, sollte man hier nicht zu lange warten und frühzeitig mit der Planung beginnen (mehr lesen).  Doch auch hier gibt es viele verschiedene Möglichkeiten und Dinge die bedacht werden müssen: 

  • Wie viel Budget soll für die Location draufgehen? 
  • Outdoor oder Indoor (oder beides?) 
  • Ist die Location nah genug oder muss man sich um Übernachtungsmöglichkeiten kümmern? 
  • Gibt es freie Räume oder Flächen für Feierlichkeiten oder ein mögliches Rahmenprogramm? 

6. Wie soll das Rahmenprogramm aussehen

Wie Rahmenprogramm? Es sollte doch nur gegessen, gequatscht und sich im besten Fall am Ende betrunken werden?! Eben nicht. Der Anspruch an Firmenfeiern wird immer größer, sodass der klassische Ablauf kaum mehr jemanden begeistern wird. Da muss man seinen Mitarbeitern heutzutage schon mehr bieten. Dabei gilt: je ausgefallener, desto besser. 

  • DJ für den Anschluss gilt schon fast nicht mehr als Rahmenprogramm, ist natürlich aber auch gerne gesehen
  • Es sollte aber schon ausgefallener sein. Z.B. mit einem mobilen Escape Room, Tänzerinnen zur Begleitung des Essens, einem abgetrennten Casinobereich oder vielen weiteren interaktiven Möglichkeiten, die der Veranstaltung das gewisse Etwas verleihen können. Mobiler Escape Room.

7. Auswahl des Caterings 

Hier gibt es nicht nur verschiedene Möglichkeiten das Catering aufzuziehen, sondern auch einige Dinge zu beachten.

  • Ob Menü, Buffet oder Flying Buffet. Seien Sie nicht unbedingt kreativ, aber tischen Sie qualitativ hochwertiges auf.
  • Nicht vergessen. Bei 20 Leuten sind im Schnitt 5 Vegetarier, 2 Veganer, 1 Lactoseintoleranter und nochmal 4 vertragen kein Gluten. Bedenken Sie das unbedingt bei der Menüauswahl.

8. Allgemeine Vorbereitungen 

Neben den offensichtlichen Vorbereitungen, lauern nun aber immer noch einige versteckte Tücken, die bei einer Firmenfeier unbedingt zu beachten sind.

  • An- und Abreise. Wird ein Transfer gebucht? Wenn nicht gibt es genügend Parkplätze oder wie kommt man überhaupt dahin?
  • Vertragliche Angelegenheiten mit einzelnen Dienstleistern bzw. ein Plan B wenn etwas schief läuft.
  • Müssen evtl. Versicherungen abgeschlossen werden?
  • Wer ist für die Dekoration verantwortlich?
  • Gilt es technische Voraussetzungen zu schaffen bzw. muss man sich selber noch um etwas am Veranstaltungsort kümmern?
  • Viele unbekannte Dinge lauern noch im verborgenen, die leider häufig erst dann bemerkt werden, wenn es zu spät ist.

9. Ablauf am Veranstaltungstag

Nun sind, so Gott will, alle Vorbereitungen getroffen. Die Planung und Organisation liefen gut und die Veranstaltung kann beginnen. Alles freut sich auf einen gelungenen Abend. Jetzt liegt nur die Deko nicht an Ort und Stelle, der DJ hat abgesagt und der Caterer verspätet sich um 2 Stunden…

Klingt jetzt stark dramatisiert, man wird aber lachen wie oft dieses Szenario eintritt.

Bei so vielen Unbekannten, dem organisatorischem Aufwand und den Problemen am Veranstaltungstag, ist es häufig von Vorteil jemanden zu beauftragen, der Erfahrung, Netzwerke und das nötige Know How hat. So haben Sie weniger Arbeit, eine gelungene Veranstaltung und sparen viele wertvolle Nerven.

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